VERBİS Kaydı ile İlgili Doğru Bilinen Yanlışlar
Özellikle bugünlerde VERBİS kaydı ile ilgili uygulamada bazı karışıklıklar yaşanıyor. Bunun temel sebebi ise bilgi kirliliği. Bu yazımızda VERBİS kaydı ile bugünlerdeki tarih karmaşası öncelikli olmak üzere VERBİS ile ilgili doğru bilinen yanlışları sıralayacağız.
1. Tüm veri sorumlularının VERBİS kaydı için tek bir tarih belirlenmiştir ve herkes bu tarihte kaydını tamamlamak zorundadır.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında Kanunun yayımlanması sonrasında bir uyum süresi belirlenmiş ve bu süre içinde VERBİS kaydı dahil tüm KVKK gerekliliklerinin yerine getirilmesi beklenmişti. Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından, veri sorumlularının VERBİS kaydı için birden fazla kez son tarih uzatması yapıldı ve en son yükümlülüğü bulunan tüm veri sorumluları için son tarih olarak 31 Aralık 2021 açıklandı. Bahsettiğimiz bu tarihte kayıt yapması gereken veri sorumluları şunlardı:
– Yıllık çalışan sayısı 50 veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL olanlar (Daha sonra bu 25 milyon TL olan rakam 100 milyon TL’ye çıkarılmıştır.)
– Ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işlemek olanlar (Hekimler, diş hekimleri, eczacılar, psikologlar, diyetisyenler vb.)
– Yurt dışında yerleşik veri sorumluları
– Kamu kurum ve kuruluşları
Peki belirtilen bu tarihte henüz yükümlülüğü doğmayan şirketler için durum nasıl ele alınmalı?
Mali Bilanço Şartı
Ticari şirketlerde, her yıl kurumlar vergisi beyannamesinin verilmesi ile birlikte 100 milyon TL mali bilanço toplamı bulunan şirketler için son tarih kurumlar vergi beyannamesinin verilmesi tarihinden itibaren 1 aydır. 100 milyon TL’nin altında kalan şirketlerin VERBİS kaydı zorunluluğu yoktur ancak KVKK’ya uyumlu olması zorunludur.
Ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işlemek olan işletmelerde VERBİS kaydı kuruldukları tarihten itibaren 1 ay içinde yapılmalıdır.
Yurt dışında yerleşik veri sorumluları için Türkiye’den veri sorumlusu olarak veri elde etmeye başladıkları tarih itibariyle 1 ay içinde VERBİS kaydı yapmak zorunludur.
Yıllık Çalışan Sayısı Şartı
Her yılın başında tüm veri sorumluları yıllık çalışan sayısını hesaplamalı ve 50 çalışan üstü çalışanı olanlar Ocak ayının son gününe kadar VERBİS kaydını yapmalıdır. Yıllık çalışan sayısı şartı, ardışık olmayan 6 ay boyunca 50 çalışan sayısını bulmanız halinde sağlanmış olacaktır. Hesaplama yapmak için linkteki hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
Kurum Tarafından Uyarı Yazısı Gönderilmesi
Kişisel Verileri Koruma Kurumu zaman zaman denetimler yaparak VERBİS kaydı yükümlülüğü olmasına rağmen kaydı gerçekleştirmeyen veri sorumlularına cezalandırma yapmadan önce uyarı yazıları göndermekte ve ek süreler tanıyabilmektedir. Bu durumda her veri sorumlusu tebliğ aldığı yazıda belirtilen süreye uygun olarak VERBİS kaydını gerçekleştirmelidir.
2. Her veri sorumlusu VERBİS’e kayıt olmak zorundadır.
Her veri sorumlusu kayıt yükümlüsü değildir. Kurul tarafından belirlenen kriterleri sağlayan veri sorumluları VERBİS’e kayıt yükümlülüğünden muaftır. Örneğin, yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL’den az olan, ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işlemek olmayan veri sorumluları muaf tutulur. Ayrıca bazı sektörler faaliyet konuları ile ilgili VERBİS kaydından muaftır. Örneğin Noterler, Avukatlar, Serbest Muhasebeci ve Mali Müşavirler, Gümrük Müşavirleri.
3.VERBİS’e kayıt yükümlülüğü sistemde ön kayıt oluşturulması ile yerine getirilmiş olur.
Hayır, VERBİS’e kayıt, uygulamada ön kayıt olarak tabir ettiğimiz başvuru formu oluşturmak amacıyla yaptığımız işlemle tamamlanmış olmaz. Daha sonraki adımların takip edilmesi ile kullanıcı adı- şifre alınıp beyanın tamamlanması gerekmektedir. Yalnızca başvuru formu oluşturulması, idari para cezalarına engel değildir.
4.VERBİS’e kayıt tamamlandıktan sonra yapılacak başka bir işlem yoktur.
Süreçlerinizde VERBİS kaydında beyan ettiğiniz bilgileri etkileyecek bir değişiklik olması durumunda 7 gün içinde VERBİS kaydının da güncellenmesi gerekmektedir.
5. VERBİS kaydı yapmak KVKK uyumu için yeterlidir.
VERBİS kaydı KVKK kapsamındaki yükümlülüklerden yalnızca biridir. KVKK uyumu için teknik ve idari tedbirlerin alınması için işletmenizde bir çalışma yürütmeniz ve tüm risklerinizi belirlemeniz gerekmektedir.
6. Yalnızca özel sektördeki sermaye şirketleri VERBİS’e kayıt olmak zorundadır.
Kamu kurum ve kuruluşları da veri sorumlusu sıfatıyla VERBİS’e kayıt yükümlüsüdür. Aynı şekilde yurtdışında yerleşik veri sorumluları da Türkiye’deki temsilcileri aracılığıyla kayıt yükümlülüğüne tabidir. Şahıs şirketleri ve tek başına çalışan vergi yükümlüleri de VERBİS kaydı yükümlüsü olabilir.
7.VERBİS’e kayıt olmamanın bir yaptırımı yoktur.
VERBİS’e kayıt olmamanın yaptırımı idari para cezasıdır. İdari para cezalarını öğrenmek için linkteki yazıya göz atabilirsiniz.
8.VERBİS kaydında bilgileri dilediğimiz gibi beyan edebiliriz, herhangi bir denetimi yoktur.
VERBİS kaydı kamuya da açık bir sicil sistemi üzerinden yapılan bir beyandır. Dolayısıyla her zaman denetlenebilir. Bununla birlikte, öncelikle KVKK uyum süreci yürütülmeli ve kanuna uyum sağlanmalı, bu sırada bir kişisel veri işleme envanteri hazırlanmalı ve buna uygun olarak VERBİS’te beyan gerçekleştirilmelidir. VERBİS kaydı, kişisel veri işleme envanteri ve veri sorumlusunun mevcut durumu birbiri ile uyumlu olmalıdır. Herhangi bir denetimde bu üçünün birbirini karşılayıp karşılamadığı da denetlenecektir.
VERBİS kaydı ile ilgili sorularınız için web sitemiz üzerinden danışmanlarımızla iletişime geçebilirsiniz.